Produkt-Tour Online-Dienstplanung | tift - Digitales Personalmanagement - Zeiterfassung und Dienstplanung
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Produkt-Tour Online-Dienstplanung

Schön, dass du da bist. Wir zeigen dir wie du tift einrichtest, um deinen Dienstplan automatisch zu erstellen. Das einmalige Setup ist recht schnell gemacht.

Du findest hier, wie du Verträge anlegst, wie du deine Arbeitsbereiche und Fähigkeiten abbildest und Mitarbeiter verwaltest. Diese Anleitung hilft dir die ersten Schritte erfolgreich zu meistern. Bei Fragen, schreibe uns jederzeit an!

Alle Schritte in der Übersicht

  1. Login
  2. Einrichten für deinen Betrieb
    1. Verträge anlegen
    2. Verträge verändern und löschen
    3. Minimale und maximale Stunden
    4. Optimale Stunden
    5. Verträge ändern
    6. Abteilungen/Arbeitsbereiche anlegen
    7. Abteilungen löschen und verändern
    8. Fähigkeiten angeben
  3. Mitarbeiter verwalten
    1. Mitarbeiter anlegen
  4. Verfügbarkeiten deines Personals
    1. Verfügbarkeiten
    2. Abwesenheiten
  5. Dienstplan
    1. Dienstplan anlegen
    2. Schichtmodell anlegen
    3. Schichten dublizieren
    4. Zeitraum verändern und Schichten löschen
    5. Personen für Schichten fixieren
    6. Dienstplan automatisch berechnen
    7. Ergebnis prüfen
    8. Drucke die Übersicht der Schicht-Einteilung aus
  6. Statistik: Arbeitstage und Stunden der Mitarbeiter einsehen
  7. Kommende Funktionen

Login – Dein Online-Zugang

Wenn du dich bei tift registriert hast, schicken wir dir den Zugang zu deinem tift-Account. Dazu bekommst du deinen Benutzernamen und dein Passwort bereitgestellt.

Sobald du auf deiner URL „deinunternehmen.tiftapp.com“ bist, kannst du deine Login-Daten eingeben. Du kannst auf die Online-Dienstplanung von jedem Ort sicher zugreifen.

Login

Im Formularfeld „Name“ gibst du deinen Benutzernamen ein. Das ist meistens deine E-Mail-Adresse, die du bei der Registrierung angegeben hast. Das Passwort haben wir dir ebenfalls per Mail zugeschickt. Wenn du Unterstützung benötigst, melde dich bei uns gerne jederzeit.

Einrichtung für deinen Betrieb

Verträge hinterlegen

Damit du später deine Mitarbeiter von tift automatisch in den Dienstplan eintragen kannst, musst du tift sagen, wie viele Stunden deine Mitarbeiter in der Woche arbeiten dürfen. Du kannst dir die Verträge so gestalten, wie du sie brauchst. Egal, ob Vollzeit, Teilzeit, Aushilfe oder Werksstudent.

Vertrag-loeschen-und-neuen-anlegen

Minimale und maximale Stunden

Mit den Stunden gibst du an, welche Stundenzahl in jedem Fall bei dieser Stelle geleistet werden soll. Mit „maximal“ gibst du an, welche Stundenzahl in der Woche niemals überschritten werden soll. Studenten dürfen meist nicht über 20 Wochenstunden kommen. Du kannst 20 maximale Wochenstunden hier für deine Studenten hinterlegen.

Optimale Stunden

Du weißt am besten, welchen Bedarf du für deinen Betrieb hast. Gib bei tift an, wie die optimalen Stunden deiner Aushilfen und Studenten sind und der Algorithmus wird die bestmögliche Stundenverteilung für dich suchen.

Verträge ändern

Du kannst auch für deine Mitarbeiter bestimmen, an welchen Tagen sie eingesetzt werden sollen oder wann für deinen Betrieb Werktage gelten. Mit möglichen Arbeitstagen kannst du für einzelne Personen sogar gezielt Arbeitstage einrichten. Urlaube rechnen viele Betriebe unterschiedlich ab. Hier kannst du auch bestimmen, wie viele Stunden pro genommenem Urlaubstag abgerechnet werden.

Vertraege-aendern

Abteilungen/Arbeitsbereiche anlegen

Damit du dein Team nach Bereichen unterscheiden kannst, sagst du tift unter „Attribute“ in der linken Navigation, welche Bereiche du hast. Üblich sind in der Gastronomie die Bereiche Service, Küche, Theke oder Bar. Diese Abteilungen kannst du dann gleich Mitarbeitern zuweisen. Dazu mehr unter „Mitarbeiter verwalten“.

Neue-Abteilung-anlegen

Abteilungen löschen und verändern

Du kannst natürlich jede Abteilung wieder verändern. Klicke auf die Abteilung und oben rechts kannst du die Option „Abteilung löschen“ nutzen.

Abteilungen-löschen

Zack, weg ist sie. Auch den Namen und die Farben kannst du jederzeit beeinflussen. Denk nur dran, deine Mitarbeiter behalten die zugeteilten Abteilungen.

Abteilungen-umbenennen

Fähigkeiten angeben

Wenn du für  Schichten spezielle Fähigkeit wie einen Schichtleiter oder eine erfahrene Person vor Ort brauchst, kannst du diese Eigenschaften hinterlegen.

Faehigkeiten-umbennenen-und-loeschen

Gib unter „Attribute“ unten im Bereich Fähigkeiten eine Bezeichnung wie z. B. Schichtleiter an und vergib bei Bedarf eine Farbe. Auch Fähigkeiten lassen sich umbenennen und löschen.

Mitarbeiter verwalten

Mitarbeiter anlegen

Der Kern deiner Planung sind die Mitarbeiter. Du kannst dein Personal mit Stammdaten hinterlegen. Dafür klickst du auf „Benutzer erstellen“ links über den Namen deiner Mitarbeiter.

Wichtig ist, dass sie ein Geburtsjahr bekommen, damit tift weiß, ob es deinen jüngeren Mitarbeiter nachts einteilen darf oder nicht.

Deinen Mitarbeitern gibst du dann noch an, an welchem Standort sie arbeiten sollen, welche Arbeitsbereich sie abdecken können und ob sie Fähigkeiten haben. Damit kannst du für dich einstellen, welche Personen Aufgaben abdecken, die andere nicht leisten können. Die Bezeichnung wählst du selbst, ebenso wie die Farbe.

Mitarbeiter-anlegen

Gib deinen Mitarbeitern einen Vertrag, dann wird dein Personal in der Woche nur so oft eingeteilt, wie der Vertrag es vorsieht. Damit kannst du sicherstellen, dass deine Aushilfen nicht über ihre Stunden kommen. Wenn du Monatspläne berechnen lässt, gleicht tift die Wochenstunden über mehrere Wochen aus.

Hast du einen Mitarbeiter angelegt, kannst du rechts speichern. Alte Mitarbeiter kannst du über „Benutzer löschen“ aus dem System entfernen.

Mitarbeiter-aendern-und-loeschen

Die E-Mail-Adresse solltest du nach Absprache mit deinen Mitarbeitern hinterlegen. Wenn du möchtest, können wir dann über diese E-Mail-Adresse einen Zugang für deinen Mitarbeiter erstellen.

Verfügbarkeiten deines Personals

Verfügbarkeiten

In den Verfügbarkeiten kannst du die Zeiten deiner Mitarbeiter hinterlegen. Wenn tift weiß, wann dein Personal da ist, kann es sie auch entsprechend einsetzen. Klicke auf das „Verfügbarkeiten erstellen“ rechts oben, um eine neue Verfügbarkeit für eine Person einzutragen. Dabei kannst du sowohl ganze Tage, aber auch einzelne Stunden als Verfügbarkeiten eintragen.

Die Verfügbarkeit ist jede Zeit in der dein Mitarbeiter für dich arbeiten kann. Wenn nichts eingetragen ist, teilt tift die Person nicht ein.

Abwesenheiten

Über Verfügbarkeit erstellst du auch eine Abwesenheit. Dafür wählst du rechts in der Leiste unter „Typ“ die Option „Ich bin abwesend“. Wenn jemand nicht da ist, gibst du einen Grund dafür an: 1. Urlaub, 2. Krankheit, 3. Sonstiges. Du kannst die Liste über uns auch auf z. B. „Berufsschule“ erweitern lassen.

Zu jeder Verfügbarkeit kannst du auch in der Leiste unten eine „Notiz“ hinterlassen.

Verfuegbarkeiten-loeschen-und-aendern

Wenn sich Zeiten überlagern, wird das rot angezeigt. Um diese doppelte Schicht zu entfernen kannst du die Verfügbarkeit ganz einfach rechts unten über „Löschen“ entfernen.

Zugang für deine Mitarbeiter

Nie mehr Zeiten zuschicken lassen. Lass deine Mitarbeiter selbst ihre Wunschzeiten eintragen. Schick uns, nach Absprache mit deinen Mitarbeitern, die Mail-Adressen an support@tiftapp.com und wir erstellen für jeden einen eigenen Zugang.

In diesem Zugang haben Sie Zugriff auf ihre eignen Zeiten und auf die Anwesenheiten. Anwesenheiten sind die IST-Zeiten, die deine Mitarbeiter selbst geleistet haben. Auch die kannst du kontrollieren.

Tipp

Gib deinen Mitarbeitern an, wann du spätestens den Dienstplan berechnen lassen willst. Bis dahin tragen sie alle An- und Abwesenheiten für sich selbst ein. Du kontrollierst die Zeiten über deine Ansicht und kannst dann den Dienstplan erstellen.

Je mehr Zeiten deine Mitarbeiter als verfügbar eintragen, desto fairer und vollständiger wird der Plan. Lass es dein Team wissen.

Dienstplan

Dienstplan anlegen

In der linken Navigation findest du die „Pläne“ ganz oben nach Standorten sortiert. Hier kannst du rechts über „Plan erstellen“ einen neuen Plan anlegen.

Dienstplan-anlegen

Trage die Woche oder den Monat ein, für den du planen willst. Die Dauer ist flexibel. Du könntest auch mehrere Monate in einem Dienstplan anlegen. Die Dauer kannst du später auch verändern.

Tipp

Viele Betriebe planen wöchentlich. „Ich weiß ja noch nicht, was ich übernächsten Monat mache“ – lautet oft die Begründung für Personal und Planer. Wenn ihr eure Planung jedoch langfristig (z. B. monatlich) anlegt, kann sich jeder auf die Schichten einstellen. Nur selten besetzt man bei der langfristigen Planung wirklich wichtige Termine. Längerfristige Planung kann dazu dienen, dass weniger kurzfristige Ausfälle auftreten.

Schichtmodell anlegen

Für jeden Tag trägst du die Schichten für alle Arbeitsbereiche deines Betriebes ein. Klicke dafür auf den Tag  und dann auf „Schicht erstellen“.

In der Schicht definierst du den Beginn und das Ende der Schicht. Dann setzt du den Arbeitsbereich fest. Wenn du eine spezielle Fähigkeit, wie einen Schichtleiter mit Schlüssel am Morgen brauchst, kannst du die Fähigkeit zur ersten Schicht hinzufügen.

Schichtfenster-anlegen

Schichten duplizieren

Um gleiche Tage schneller zu erstellen kannst du auch mehrere Schichten eines Tages kopieren und auf einen anderen einfügen. Das geht über die Icons links neben „Schicht erstellen“.


Schichtplan-duplizieren

Zeitraum verändern und Schichten löschen

Alle Angaben zur Schicht kannst du durch Anklicken der Schicht rechts über die Leiste ändern und löschen. Über das Einstellungs-Icon oben kannst du den Zeitraum ändern des Dienstplanes verlängern oder verkürzen

Wochentage-und-Schichten-loeschen


Personen für Schichten fixieren

Arbeitsbereiche sortiert tift untereinander. Wenn du eine spezielle Person definitiv an einem Zeitpunkt brauchst, kannst du sie auch einteilen und über „Diese Zuwesiung nicht verändern“ fixieren. Der Algorithmus beachtet die Person und verändert die Schicht nicht.

Personal-fuer-Schicht-festlegen

Dienstplan automatisch berechnen

Sind alle Schichten für deinen Dienstplan angelegt? Wenn alle Anforderungen stimmen und du das benötigte Personal in den Schichten angegeben hast, kannst du nun die Pläne von tift berechnen lassen.

Klicke auf „Plan füllen“ und tift beginnt zu prüfen, wer von deinem Personal in die Schicht passt und zu dieser Zeit auch verfügbar ist.

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Die Erstellung deines Plans dauert nur 1 – 4 Minuten – je nachdem, wie viele Schichten tift füllt. Wenn die Berechnung beendet ist, schwindet der Text zum „Roboter-Gehirn“.

Ergebnis prüfen

Ist der Plan fertig, kannst du noch einen prüfenden Blick auf die Verteilung werfen. Ist das richtige Personal zur richtigen Zeit da?

Der Plan ist dann fair und ausgeglichen besetzt worden. Wenn Schichten offen bleiben, benötigst du mehr Verfügbarkeiten deines Personals.

tift beachtet

  • die Verfügbarkeiten
  • die gesetzlichen Pausenzeiten
  • die maximale Arbeitsstundenzahl
  • die Fähigkeiten und Arbeitsbereiche

und verteilt fair zwischen

  • Tag- und Nachtschichten
  • Wochentagen und Wochenenden

Drucke die Übersicht der Schicht-Einteilung aus

Über das Symbol des Druckers in der rechten oberen Ecke des Dienstplanes erhältst du eine Übersicht über die Einteilung deines Personals.

Mitarbeiteransicht-und-Wochenansicht-anzeigen

Über die Drucken-Funktion des Browsers kannst du den Plan auf A4-Größe ausdrucken. Deine Pläne werden dann pro Woche auf einem Blatt gedruckt. Oder du wählst die Ansicht, die dir die Schichten nach Mitarbeitern sortiert.

Tipp

Du kannst dir auch die Excel-Listen herunterladen und noch bearbeiten, wenn du Farben hinterlegen möchtest.

Plan-Excel-Datei-runterladen

Bald gibt es weitere Möglichkeiten deinen Plan zu verteilen: 

  • Dienstplan per Mail an Mitarbeiter verschicken
  • In der Mobile App veröffentlichen

Statistik: Arbeitstage und Stunden der Mitarbeiter einsehen

Du kannst die Einteilung mit Hilfe der Statistik überprüfen. Über das „Info-Icon“ oben kannst du prüfen, warum Schichten unbesetzt sind.

Statistiken-anzeigen

Außerdem kannst du rechts über die Leisten auch Statistiken anwählen. Dort siehst du die Tagverteilung und die Stundenauslastung deiner Mitarbeiter. Wie cool ist das denn bitte?

Kommende Funktionen

Wir möchten tift zu einem großartigen Produkt für Online-Dienstplanung machen, dass dir wirklich viel Zeit spart. Wenn du uns sagst, welche Funktionen du dringend benötigst, dann nehmen wir die Vorschläge in unsere To-Do-Liste auf. Gib uns gerne Feedback, welche Funktionen dir wirklich helfen.

  • Android-App für Smartphones: Deine Mitarbeiter geben Ihre Verfügbarkeiten jederzeit selbst an und werden an Abgaben und Schichten erinnert
  •  iOS: Deine Mitarbeiter mit iPhones können ebenfalls Ihre Zeiten angeben und ihre Schichten einsehen.
  • Filialverwaltung: Du kannst mehrere Filialen verwalten und kannst Mitarbeiter verschiedenen Filialen zuweisen
  • Mitarbeiterbenachrichtigung: Deine Mitarbeiter erfahren, wenn der neue Dienstplan verschickt wurde
  • Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung: Du hast die Stunden und die Vergütung deiner Mitarbeiter hinterlegt, dann kannst du in Zukunft auch die Abrechnung über tift vornehmen.

Mitmachen!

Unsere Philosophie ist es, mit euch zu entwickeln. Wenn also noch kleine Macken auftauchen oder du Verbesserungsmöglichkeiten erkennst, freuen wir uns Online-Dienstplanung mit dir gemeinsam in kleinen Schritten weiterzuentwickeln.