Wie du mit automatischer Online-Dienstplanung von tift Zeit sparst | tift - Digitales Personalmanagement - Zeiterfassung und Dienstplanung

Wie du mit automatischer Online-Dienstplanung von tift Zeit sparst

Wuhu, es wird Zeit etwas zu verändern. Dienstpläne musst du nicht mehr selber schreiben. Lass uns zusammen deinen Dienstplan online anlegen. Schritt für Schritt wirst du zum Experten mit den aktuellen Funktionen von tift. Mit jedem Monat kommen neue Funktionen dazu. Wir testen tift derzeit noch fleißig: Wenn unerwartete Unterbrechungen oder Fehler auftreten, tut uns das Leid.

Wir zeigen dir jetzt, wie du…

  • dich anmeldest
  • deine Mitarbeiter einfügst
  • Verträge anlegst
  • deinen Dienstplan anlegst
  • mit tift einen Plan automatisch erstellst
  • du Änderungen vornehmen kannst
  • den fertigen Dienstplan drucken kannst
  • einen bestehenden Plan duplizierst

Du meldest dich mit deinem Account bei uns an

Du hast dich registriert und wir schicken dir deine Nutzerdaten zu. Dann kannst du auf deine eigene geschäftliche tift-Adresse öffnen: z. B. „www.cafemann.tiftapp.com“ und dich einloggen. Wenn du Unterstützung benötigst, melde dich bei uns gerne jederzeit.

Login mit tift

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Du hinterlegst deine Mitarbeiter

Unter der Liste von Mitarbeitern kannst du neue Mitarbeiter hinterlegen oder bestehende Mitarbeiter bearbeiten. Gib hier die Stammdaten deines Personals an. Über das + kannst du einen neuen Eintrag mit Vor-, Nachname und E-Mail-Adresse anlegen. Unter dem Dokument-Symbol kannst du deinem Mitarbeiter Verträge zuweisen. Sind die Stunden hinterlegt, kann tift bei der Berechnung von Dienstplänen das maximale Stunden und Lohnbudget deiner Mitarbeiter beachten.

Mitarbeiterliste

Du legst Verträge an und weist sie deinen Mitarbeitern zu

Gibt es einen neuen Vertrag, kannst du diesen unter dem Dokument-Icon eintragen. Hier gibst du eine Bezeichnung und die jeweilige wöchentliche Stundenanzahl ein. Schreibe uns, wenn du weitere vertragliche Details für die Dienstplan-Berechnung benötigst?

Gib die Anwesenheiten und Verfügbarkeiten deiner Mitarbeiter ein

In den Verfügbarkeiten kannst du die Zeiten deiner Mitarbeiter hinterlegen. Wenn tift weiß, wann dein Personal da ist, kann es sie auch entsprechend einsetzen. Klicke auf das + um eine neue Verfügbarkeit für eine Person einzutragen. Dabei kannst du sowohl ganze Tage, aber auch einzelne Stunden als Verfügbarkeiten eintragen.

 tift add availabilities

Ab September kannst du auch deinen Mitarbeitern einen Account zukommen lassen. Dann können sie direkt von zu Hause ihre eigenen Verfügbarkeiten angeben. Damit sparst du weitere, wertvolle Zeit. Sehr bald lassen sich auch Abwesenheiten und Urlaube eintragen. Dann beachtet tift bezahlten Urlaub und die Verrechnung des monatlichen Stundenbudgets.

 

Du erstellst deinen Wochenplan mit einzelnen Schichten

In der linken Navigation findest du die Dienstpläne ganz oben beim Kalender-Icon. Hier kannst du rechts über „Create“ einen neuen Plan anlegen. Trage die Woche oder den Monat ein, für den du planen willst. Die Dauer ist flexibel. Du könntest auch mehrere Monate in einem Dienstplan anlegen. Die Dauer kannst du später auch noch verändern.

Tipp: Viele Betriebe planen wöchentlich. „Ich weiß ja noch nicht, was ich übernächsten Monat mache“ – lautet oft die Begründung für Personal und Planer. Wenn ihr eure Planung jedoch langfristig (z. B. monatlich) anlegt, kann sich jeder auf die Schichten einstellen. Nur selten besetzt man bei der langfristigen Planung wirklich wichtige Termine. Längerfristige Planung kann dazu dienen, dass weniger kurzfristige Ausfälle auftreten.

Dienstplan anlegen

Du lässt deinen Dienstplan von tift berechnen

Sind alle Schichten für deinen Dienstplan angelegt? Wenn alle Anforderungen stimmen und du das benötigte Personal in den Schichten angegeben hast, kannst du nun die Pläne von tift berechnen lassen. Klicke auf „Fill“ und tift beginnt zu prüfen, wer von deinem Personal in die Schicht passt und zu dieser Zeit auch verfügbar ist. Die Erstellung deines Plans kann bis zu 15 Minuten dauern – je nachdem, wie viele Schichten gefüllt werden sollen. tift benachrichtigt dich in der rechten Leiste, wenn der Plan erstellt wurde.

Dienstplan füllen

Du überprüfst den Dienstplan

Ist der Plan fertig, kannst du noch einen prüfenden Blick auf die Verteilung werfen. Ist das richtige Personal zur richtigen Zeit da? Besetzte Schichten lassen sich von dir auch manuell noch ändern. Wenn du weißt, dass du Montag morgens deine erfahrensten Leute brauchst, kannst du die Einteilung beliebig ändern und speichern.

Drucke die Übersicht der Schicht-Einteilung aus

Über das Symbol des Druckers in der rechten oberen Ecke des Dienstplanes erhältst du eine Übersicht über die Einteilung deines Personals. Über die Drucken-Funktion des Browsers kannst du den Plan auf A4-Größe ausdrucken. Deine Pläne werden dann pro Woche auf einem Blatt gedruckt.

tift Print Shift Plan via Browser

Bald gibt es weitere Möglichkeiten deinen Plan zu verteilen: 

  • PDF Export
  • Dienstplan per Mail an Mitarbeiter verschicken
  • In der Mobile App veröffentlichen

Was dich sonst bald erwartet

Wir möchten tift zu einem großartigen Produkt für Online-Dienstplanung machen, dass dir wirklich viel Zeit spart. Wenn du uns sagst, welche Funktionen du dringend benötigst, dann nehmen wir die Vorschläge in unsere To-Do-Liste auf. Gib uns gerne Feedback, welche Funktionen dir wirklich helfen.

Bisher planen wir für dich:

  • Vollständige deutschsprachige Version
  • Android-App für Smartphones: Deine Mitarbeiter geben Ihre Verfügbarkeiten jederzeit selbst an und werden an Abgaben und Schichten erinnert
  •  iOS: Deine Mitarbeiter mit iPhones können ebenfalls Ihre Zeiten angeben und ihre Schichten einsehen.
  • Filialverwaltung: Du kannst mehrere Filialen verwalten und kannst Mitarbeiter verschiedenen Filialen zuweisen
  •  Zeiterfassung: Du und deine Mitarbeiter können Stunden erfassen, damit ihr die Ist-Stunden abrechnen könnt und tift jederzeit das Stundenbudget nutzen kann
  • Mitarbeiterbenachrichtigung: Deine Mitarbeiter erfahren, wenn der neue Dienstplan verschickt wurde
  • Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung: Du hast die Stunden und die Vergütung deiner Mitarbeiter hinterlegt, dann kannst du in Zukunft auch die Abrechnung über tift vornehmen.
  • Angeben von Notizen: Hinterlege Hinweise in den Schichten, dann weiß dein Personal genau, was zu tun ist.

Unsere Philosophie ist es, mit euch zu entwickeln. Wenn also noch kleine Macken auftauchen oder du Verbesserungsmöglichkeiten erkennst, freuen wir uns Online-Dienstplanung mit dir gemeinsam in kleinen Schritten weiterzuentwickeln. Vielen, vielen Dank, dass du dabei bist.

 

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