Schmeiß die Stifte aus dem Fenster! - Mit Software wird Dienstplanung zum Kinderspiel | tift - Digitales Personalmanagement - Zeiterfassung und Dienstplanung
Bestätigte Schicht für Mitarbeiter auf dem Smartphone

Schmeiß die Stifte aus dem Fenster! – Mit Software wird Dienstplanung zum Kinderspiel

Du machst die Dienstpläne für deine Mitarbeiter noch immer mit Stift und Papier? Das raubt eine Menge Kraft, Nerven und Zeit. Die gute Nachricht ist: Mit der richtigen Software kannst du dir selbst diese Zeit zurückschenken – und gleichzeitig deine Mitarbeiter zufriedener machen.


Kennst du das? Alle anderen sind schon längst nach Hause gegangen, nur du verbringst Woche um Woche noch Stunden damit, den Schichtplan zu erstellen? Du kriegst jedes Mal die Krise angesichts der Zettelwirtschaft, die sich vor dir auftut? Du musst Mitarbeitern hinterher telefonieren und dir den Kopf darüber zerbrechen, wer wie wann eingeteilt werden kann? Dann wird es vielleicht Zeit, diesen Arbeitsschritt zu digitalisieren.

Schichtpläne sind, im Vergleich zu normalen Dienstplänen, bei denen nur die Arbeitszeit für den Kalendertag und die Uhrzeit festgelegt wird, noch etwas kniffliger: Sie gehen über die Arbeitszeit eines Mitarbeiters hinaus und und müssen mit austauschbaren Arbeitnehmern in eine zeitliche Reihenfolge gebracht werden. Dabei muss natürlich in erster Linie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) beachtet werden.

Mitarbeiter müssen bei der Dienstplanung verschieden Anforderungen gerecht werden

So viel zu beachten

Natürlich ist erst einmal wichtig, ob du einen Zweischicht-, Dreischicht- oder Vierschichtbetrieb organisierst. Die so genannte Vorwärtsrotation muss beachtet werden, sodass auf Frühschicht erst Spätschicht und dann Nachtschicht folgen darf. Ausreichende Ruhezeiten wollen beachtet werden, Wochenend-Freizeiten und ein Ausgleich der Mehrbelastung.Man muss ausreichende Ruhezeiten zwischen zwei Schichten beachten, in kontinuierlichen Schichtsystemen für regelmäßig freie Wochenenden sorgen, und so fort. Die Liste der Faktoren ist schier endlos und kann ganz schönes Kopfzerbrechen bereiten.

Damit aber noch nicht genug: Schließlich willst du auch, dass deine Mitarbeiter gesund und zufrieden sind. Das kommt der Produktivität und schließlich dem Erfolg des Unternehmens zugute. Außerdem ist es einfach schöner, glückliche Arbeitnehmer zu haben. Dabei hilft es, ihre Wünsche und Vorlieben so gut es geht im Schichtplan zu beachten. Ein klug ausgearbeiteter Plan berücksichtigt also nicht bloß die Anforderungen des Unternehmens, der einzelnen Schichten, Arbeitsverträge und des Gesetzes. Er bezieht auch die Wünsche der Mitarbeiter mit ein, wenn es darum geht, wer wann und mit wem arbeitet. Er trägt dazu bei, Stress und Übermüdung zu minimieren, Unfälle zu vermeiden und sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter glücklich zu machen und gesund zu halten. Das hat außerdem den positiven Nebeneffekt, die Mitarbeiterfluktuation gering zu halten. Angenehmer, nicht wahr?

Computer und Mobile Devices eignen sich mittlerweile auch für Dienstplanung

Schichtplanung 2.0

Der ideale Schichtplan kostet also, selbst nach Jahren der Routine, eine Menge Zeit – oder aber den Mut, einen neuen Weg zu beschreiten. „Woher nehmen, wenn nicht stehlen?“ denkst du dir jetzt vielleicht. Und hier kommt die frohe Botschaft: Willkommen im 21. Jahrhundert! Es gibt eine Software, die dir die Arbeit abnehmen kann! Und mit Software ist hier ganz sicher nicht Excel gemeint, dass die analoge Zettelwirtschaft nur auf den Bildschirm überträgt. Wir sprechen auch nicht von Standalone-Software oder umständlichen Web-Applikationen, die so unflexibel sind, dass sie den Zeitaufwand womöglich noch größer machen.

Die bessere Alternative ist eine Software-as-a-Service (SaaS) wie  tift. Der Name leitet sich von ihrem Claim ab: „Weil Zeit ein Geschenk ist“, also: „Time is a gift„. Wenn du mehr wissen möchtest oder Hilfe brauchst, greifen wir dir gerne unter die Arme“‘.

Die brennenden Fragen beantworten wir aber schon einmal im Voraus:

Software-as-a-Service, was soll das eigentlich sein?

Es bedeutet, dass du dir keine teure Software anschaffen und dich erst einmal stundenlang damit auseinander setzen musst. Der Service ist in der Cloud, also auf einem externen Server abrufbar. Alles, was du braucht, ist einen Internet-Anschluss. Der Vorteil: Du kannst von überall auf den Schichtplan zugreifen.

Datenschutz symbolisiert mit einem Schloss

Meine sensiblen Unternehmensdaten in der Cloud?

Ich weiß ja nicht…Ohne Informatikstudium weiß man heute nicht mehr, wer wie auf meine Daten zugreifen kann. Aber zum Glück ist tift auf Servern in Deutschland zu Hause und sorgt dank Expertise für die sichere Verschlüsselung der Daten.

Wie funktioniert das?

Die tift-Schichtplanung funktioniert mit einem Algorithmus, der speziell zur Dienstplanung optimiert wurde. Du trägst das Grundgerüst der nötigen Schichten ein und die Mitarbeiter erstellen ein Profil, wann sie verfügbar sind. Der Algorithmus zerbricht sich für dich den Kopf und erstellt aus allen Informationen ein Modell. Dabei bezieht er harte Faktoren wie vertragliche Arbeitszeit und weiche Faktoren wie Vorlieben, die vorher definiert wurden, mit ein. Heraus kommt ein individueller Schichtplan, der die optimale Lösung bereit stellt.

Was habe ich davon?

Eine Menge geschenkter Zeit. Die Zeit, die du vorher noch über dem Dienstplan verbracht hast, kannst du nun wichtigeren Dingen widmen. Wie inhaltlicher Arbeit. Oder Hobbys. Oder deinen Liebsten. Außerdem hast du loyale und produktive Mitarbeiter, die zufrieden sind, weil ihre Wünsche beachtet werden. Und selbst, wenn der eine Nörgler, den es immer gibt, noch etwas zu meckern hat, ist der Schichtplan nicht angreifbar. Er ist automatisiert erstellt, sodass die Fairness der Schichtvergabe auf der Hand liegt. Du und deine Mitarbeiter sparen außerdem zusätzlich Zeit, weil mit dem Eintragen der Wünsche die Kommunikation bei der Einsatzplanung standardisiert wird.

Was bietet mir SaaS in der Zukunft?

Um dir lästige Einarbeitungszeit in ein neues System zu ersparen, wurde die Plattform so intuitiv wie nur möglich gestaltet. Das bedeutet kein langes Suchen nach Funktionen, sondern ein Blick genügt. Du trägst fix das Grundgerüst ein, der Rest erledigt sich fast wie von selbst. Zusätzlich kannst du auf der Plattform auch Kontaktdaten und Zeiten der Mitarbeiter verwalten. Geplant sind auch die Zeiterfassung und eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung, womit deine Daten in die Abrechnung einfließen können. Und so wird noch mehr Zeit gespart!

Fazit

Zettel und Stift für die Dienstplanung war vorgestern. Excel-Tabellen und Standalone-Software war gestern. Denn um den optimalen Schichtplan zu erstellen, müssen mehr Faktoren in Betracht gezogen werden, als nur der Arbeitsvertrag. Für ausgeglichene, faire und transparente Dienstpläne gibt es heute einen Service, der dir nicht nur Zeit und Kosten spart, sondern auch besonderen Wert auf die Mitarbeiterzufriedenheit legt:

– Du sparst Zeit

– Du erhälst den optimalen Dienstplan

– Die Mitarbeiterwünsche werden berücksichtigt

– Alle können online auf den Dienstplan zugreifen

– Deine Daten sind geschützt

Ausgeglichene Schichten sind enorm wichtig – für die Zufriedenheit, aber auch die Gesundheit deiner Mitarbeiter. Der Hotel- und Gaststättenverband DEHOGA hat interessante Fakten und Zahlen zum Arbeitsgesetz. In der Schichtplanfibel findest du außerdem interessante Infos zu Themen wie Überstunden, Rufdienst und Arbeit an Sonn- und Feiertagen.

Finde heraus, wie du dir und deinen Mitarbeitern Zeit zum Geschenk machst und teste tift.

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